Es ist im Büro nicht anders als sonst im Leben: Jeder stellt erst einmal seine eigenen Interessen in den Mittelpunkt. Die Manager haben die Kosten im Kopf und favorisieren flexible, verdichtete, teure Flächen optimal nutzende Räume, ergo: das Großraumbüro. Die Mitarbeiter wiederum wollen sich wohlfühlen und wünschen sich individuelle und ansprechende Räume. Und denken dabei eher nicht ans Großraumbüro. Weil aber keiner alles haben kann, wenn ein Unternehmen funktionieren soll, ist in der Büroplanung Realitätssinn gefragt. Die Mitarbeiter müssen akzeptieren, dass der Arbeitsplatz im offenen Raum heute die Regel ist. Und die Manager müssen die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen. Dass sich diese Realität aber je nach Profession trotzdem unterschiedlich anhören kann, zeigte die Podiumsdiskussion „Open Office Space – kann der Spagat zwischen Unternehmenszielen und Mitarbeiterinteressen gelingen?“, bei der Unternehmensvertreter, Planer und Wissenschaftler auf Einladung des Büromöbelherstellers Vitra über die Arbeit im offenen Raum debattierten.


Der Schauplatz des Treffens, das Werksgelände von Vitra in Weil am Rhein, war passend: Hat sich der Hersteller doch auf dem „Campus“ genannten Areal eine Art „Musterbüro“, das „Citizen Office“, eingerichtet. Eine weitläufige, selbstverständlich offene Etage, in der unter anderem Vertriebsmitarbeiter und Personal aus Technik und Entwicklung arbeiten, und die von der britischen Architektin Sevil Peach gemeinsam mit Vitra konzipiert wurde. Dort konnten die Zuhörer der Podiumsdiskussion besichtigen, wie ein Open Office aussehen kann: durchaus groß, aber dabei komplex gestaltet, etwa durch Niveauunterschiede im Boden, farbliche Akzente in der Einrichtung und unterschiedlich charakterisierte Zonen. Im „Citizen Office“ wechseln sich konventionelle Schreibtischarbeitsplätze mit nicht-territorialen, also nicht einer bestimmten Person zugeordneten, Arbeitsplätzen ab. Es gibt abgeschirmte Boxen zur Konzentration sowie Besprechungsräume, große Tischflächen für Projektarbeit und offene Bereiche mit wohnlichem Charakter. Damit erfüllt das Büro die Eigenschaften eines Großraumbüros, auf die sich das Podium einigen konnte: Flexibel soll es sein, anregend, zugänglich und angepasst an die Bedürfnisse der Mitarbeiter.

Effizienz

Doch während etwa Holger Hagge von der Deutschen Bank oder Ulrich Kerber von Beiersdorf die Vorzüge von flexiblen und nicht-territorialen Arbeitsplätzen betonten, schlugen Sevil Peach und Peter Schwehr von der Hochschule Luzern vorsichtigere Töne an. Auch sie sehen die Vorteile des Open Office, warnten jedoch davor, den Effizienzgedanken alleine in den Vordergrund zu rücken. Denn wie in den Beiträgen von Hagge und Kerber klar wurde: Die Kostenfrage ist die entscheidende. Holger Hagge, „Global Head Building and Workplace Development“, berichtete von der Planung der „Green Towers“ in Frankfurt. Die Zwillingstürme der Bankzentrale werden zurzeit renoviert und ab Ende 2010 neu bezogen. Sparen wird die Deutsche Bank künftig nicht nur beim Energieverbrauch, auch die Flächen der Türme können effizienter genutzt werden. Dafür hat die Bank die Mitarbeiter zu ihrem Arbeitsverhalten befragt und danach kategorisiert. Die Belegschaft setzt sich nun aus „Super Mobiles“, „Mobiles“ und „Residents“ zusammen, je nachdem, wie viele Tage der einzelne tatsächlich am Schreibtisch in Frankfurt verbringt. Nur die „Residents“, das kann eine Sekretärin sein genauso wie ein Justitiar, werden künftig einen eigenen Schreibtisch haben. Alle anderen teilen sich Arbeitsplätze. „Vorher waren die Arbeitsplätze nur zu rund 65 Prozent ausgelastet“, sagt Hagge. „Jetzt werden es 80 bis 85 Prozent sein.“

Veränderung

Aber nicht alle Bank-Mitarbeiter werden im Großraum sitzen. Auch kleinere Einheiten und sogar Zellenbüros wird es geben, denn manche Angestellten haben in den Befragungen die Arbeit im Open Space rundweg abgelehnt, etwa weil sie in vertraulichen Bereichen tätig sind. Holger Hagge selbst steht jedoch für Veränderung: Er wird keinen eigenen Platz haben und im Großraum arbeiten. Sein Verständnis für Individualität im Büro hält sich in Grenzen: „Die Zeiten von Fotos der Kinder oder der Oma am Arbeitsplatz sind vorbei.“ Dass nicht jeder Mitarbeiter gerne mitzieht bei Veränderungen im Büro, diese Erfahrung hat auch Ulrich Kerber von Beiersdorf in Hamburg gemacht, wo er dafür zuständig ist, die konventionellen Einzel- und Zweierbüros in Open Offices umzuwandeln. Deswegen gibt es bei dem Kosmetikhersteller Coaches, die den Angestellten bei der gerade laufenden Umstellung zur Seite stehen und ihnen beibringen, wie die neue Arbeitsumgebung zu nutzen ist. In der Sprache der Wirtschaft Change Management genannt. Schließlich beweisen viele Menschen Beharrungsvermögen: In einer Umfrage wünschte sich die Mehrheit der Beiersorf-Belegschaft einen eigenen Arbeitsplatz.

Entfremdung

Dass dieser Wunsch trotz moderner Kommunikationstechnik und flexibilisierter Arbeitswelt so beständig ist, hat etwas mit der Frage nach Einfluss und Teilhabe zu tun. „Wer entscheidet über das Licht? Wer entscheidet über Temperatur und Klima?“, fasste Peter Schwehr zusammen. Die Entfremdung vom Arbeitsplatz sei, so Schwehr, eine große Gefahr im Open Office. Die Menschen brauchten Privatheit und eine reale Umgebung, mit der sie sich identifizieren können. Die Architektin Sevil Peach vermittelte zwischen der vorsichtigen Position Schwehrs und dem forschen Auftreten der Wirtschaftsleute. „Das perfekte Open Office wird es nie geben“, sagte sie. Es sei immer eine Frage der richtigen Balance – die Diversität der Persönlichkeiten und Aufgaben müsse berücksichtigt werden. Deswegen plädierte auch sie dafür, die Mitarbeiter auf dem Weg in den Großraum zu begleiten, etwa durch Protokolle, in denen Regeln, Umgangsformen und unerwünschtes Verhalten verbindlich festgelegt sind.
 
Maßstab

Peach gab das Schluss-Stichwort für die Diskussion: der menschliche Maßstab. Das Großraumbüro kann funktionieren, wenn es den Mitarbeitern eine Heimat bietet. Das müsse nicht unbedingt der eigene Schreibtisch sein, aber vielleicht ein überschaubarer Bereich, eine räumlich klar definierte Nachbarschaft. Die teilt man sich mit Kollegen, die man kennt und mit denen man zusammenarbeit. Acht bis fünfzehn Menschen, auf diese Zahl konnten sich alle auf dem Podium einigen: Das sei die optimale Zahl für eine Nachbarschaft, in der sich der einzelne zu Hause fühlen kann. Denn auch der Super Mobile der Deutschen Bank sitzt nicht irgendwo im Haus, wenn er tatsächlich mal im Büro ist, sondern zusammen mit den Kollegen aus seiner Abteilung.