Für Planer*innen ist es wichtig, die tatsächlichen Bedürfnisse und Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens zu kennen. Denn an der Zahl der Beschäftigten und der durchschnittlichen Anwesenheit lässt sich noch nicht ablesen, welche Räume im Alltag funktionieren. Ein fast leeres Büro am Freitag kann am Mittwoch vollständig gebraucht werden. Und ein freier Schreibtisch hilft wenig, wenn jemand einen ruhigen Ort für eine Videokonferenz sucht.

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Was soll hier stattfinden?
Bevor ein Grundriss entsteht, lohnt deshalb der Blick auf die Arbeit selbst: Welche Aufgaben erledigen Mitarbeitende allein? Wann kommen sie für gemeinsame Arbeit ins Büro? Wie oft brauchen sie kleine Besprechungsräume, wo müssen sie sich ungestört austauschen oder sich konzentrieren können?

Die Next Office-Arbeitsplatzanalyse von Kinnarps setzt bei solchen Fragen an. Sie klärt die Ziele des Unternehmens, bezieht Beschäftigte durch Befragungen und Workshops ein und betrachtet die vorhandenen Räume. Die Ergebnisse können zeigen, welche Arbeitsumgebungen benötigt werden und wo der Bestand nicht dazu passt.

Für den Entwurf wird es an dieser Stelle interessant. Fehlen tatsächlich Quadratmeter? Oder ließe sich ein selten genutzter großer Raum anders aufteilen? Werden mehr feste Arbeitsplätze gebraucht – oder kleinere Räume für Gespräche, akustisch geschützte Plätze und Bereiche für konzentriertes Arbeiten? Die Analyse entscheidet das nicht pauschal. Sie liefert Anhaltspunkte, anhand derer Planer*innen solche Fragen für ein konkretes Projekt beantworten können.

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Zwei Zeitpunkte, dieselbe Frage
Im Bestand kann diese Klärung vor einer Mietentscheidung stehen: Lässt sich eine Etage abgeben, ohne dass an den vollen Tagen Räume fehlen? Vielleicht ist weniger Fläche möglich. Oder es braucht dieselbe Fläche, aber einen anderen Zuschnitt.

Beim Neubau stellt sich die Frage noch früher. Wird das Raumprogramm allein aus Beschäftigtenzahl und bisherigem Flächenbedarf abgeleitet, übernimmt der neue Grundriss womöglich die Probleme des alten Büros. Wer die Arbeitsweisen vorher untersucht, kann besser begründen, wie viele Räume welcher Größe benötigt werden, wo ruhige Bereiche liegen sollten und welche Anforderungen an die Akustik dadurch entstehen.

Eine Arbeitsplatzanalyse entwirft kein Büro. Sie hilft aber dabei zu bestimmen, was der Entwurf leisten muss. Ob daraus letztlich weniger Fläche, andere Räume oder ein neues Verhältnis zwischen beidem entsteht, zeigt erst die Ausgestaltung des jeweiligen Projekts.