Viele Büros wurden für Arbeitsformen geplant, die heute kaum noch existieren. Während einzelne Bereiche leer stehen, fehlt es anderenorts an Besprechungsräumen oder Rückzugsorten. Die Folge sind hohe Kosten bei geringer Auslastung. Neben Miet- und Betriebskosten entstehen dadurch weitere Aufwendungen für Infrastruktur, Technik und Ausstattung. Gleichzeitig erschweren starre Raumstrukturen die Anpassung an neue Organisationsformen und hybride Arbeitsmodelle.

Daten statt Bauchgefühl
Um Arbeitswelten gezielt weiterzuentwickeln, setzt Kinnarps seit 26 Jahren auf die Analyse- und Planungsmethode Next Office®. Der Prozess beginnt mit der Frage, welche Ziele ein Unternehmen verfolgt. Geht es um eine bessere Auslastung der vorhandenen Räume, um bessere Zusammenarbeit oder darum, eine attraktive Umgebung für bestehende und neue Mitarbeitende zu schaffen?
Im nächsten Schritt wird untersucht, wie die Räume tatsächlich genutzt werden. Dabei werden Mitarbeitende aktiv eingebunden. Ihre Anforderungen liefern wichtige Hinweise für die weitere Planung. „Es gibt keine Einheitslösung für die Leistungsoptimierung. Jedes Unternehmen ist einzigartig. Nur wenn wir uns auf die Bedürfnisse des Einzelnen und des Unternehmens konzentrieren, können wir eine Lösung schaffen, die langfristige Ergebnisse liefert“, so Henrik Axell, Leiter der Abteilung Arbeitsplatzstrategie bei Kinnarps.
Auf Basis der Analyse erfolgt anschließend die Zonierung. Statt einer Planung, die sich ausschließlich an festen Arbeitsplätzen orientiert, entstehen Bereiche für unterschiedliche Tätigkeiten. Räume für Austausch und Zusammenarbeit stehen neben Zonen für konzentriertes Arbeiten und Rückzug. So lassen sich vorhandene Kapazitäten besser an die tatsächlichen Anforderungen anpassen.

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Wenn Räume mehr leisten sollen
Flächenoptimierung bedeutet nicht zwangsläufig, Büroflächen zu reduzieren. Ziel ist vielmehr, vorhandene Ressourcen besser zu nutzen und ihre Qualität zu erhöhen. Nach Angaben von Kinnarps wurde die Next Office-Methode in den vergangenen zehn Jahren bei mehr als 450 Unternehmen eingesetzt.
Dabei geht es nicht allein um wirtschaftliche Aspekte. Passgenaue Arbeitswelten fördern sowohl konzentriertes Arbeiten als auch die Zusammenarbeit. Gleichzeitig entstehen attraktivere und langfristig nutzbare Lösungen.

Was Projekte erfolgreich macht
Zu den häufigsten Fehlern gehört der Versuch, Platzprobleme allein durch zusätzliche Schreibtische zu lösen. Ebenso problematisch sind veraltete Raumkonzepte, die nicht zu heutigen Arbeitsformen passen, oder standardisierte Lösungen, die individuelle Anforderungen außer Acht lassen.
Erfolgreiche Projekte beginnen dagegen mit einer sorgfältigen Bedarfsanalyse und der frühzeitigen Einbindung der Mitarbeitenden. Ergänzt durch geeignete Technik, gute Akustik und flexible Einrichtungslösungen entstehen Arbeitsumgebungen, die sich langfristig an veränderte Anforderungen anpassen lassen.

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Ein Ansatz, viele Ausgangssituationen
Wie unterschiedlich die Rahmenbedingungen sein können, zeigen verschiedene Projekte von Kinnarps. Bei Elgiganten Logistics im schwedischen Jönköping stand die Zusammenführung eines wachsenden Unternehmens auf gemeinsamer Fläche im Mittelpunkt. Die Analyse der Arbeitsweisen bildete die Grundlage für eine neue räumliche Struktur und schuf zugleich Raum für weiteres Wachstum.
Beim Umzug der nordischen Marketingabteilung von AstraZeneca in Stockholm lag der Fokus auf einer Umgebung, die Innovation und Zusammenarbeit fördern sollte. Gleichzeitig wurden vorhandene Möbel in das neue Konzept integriert, um Nachhaltigkeitsziele zu unterstützen und Ressourcen weiterzunutzen.

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Räume strategisch denken
Die Anforderungen an Büros verändern sich kontinuierlich. Unternehmen benötigen heute Umgebungen, die unterschiedliche Tätigkeiten unterstützen, hybride Zusammenarbeit ermöglichen und wirtschaftlich betrieben werden können.
Die Erfahrungen aus den Projekten zeigen, dass räumliche Konzepte besonders wirksam werden, wenn sie sich an den tatsächlichen Arbeitsweisen orientieren. Optimierung wird damit nicht nur zu einer Frage der Kosten, sondern auch zu einem Instrument, um Abläufe zu unterstützen und vorhandene Ressourcen sinnvoll einzusetzen. Wer Büroräume strategisch plant, schafft bessere Voraussetzungen für Zusammenarbeit, Wachstum und langfristige Veränderung.