Fokussiertes Arbeiten, Teamwork, Kommunikation, Rückzug – all diese Elemente des Activity Based Working (ABW) finden sich heute in den Büros weltweit. Das Versprechen: Die Mitarbeitenden kommen ins Büro, freuen sich über flexible Aufenthaltsmöglichkeiten und tauschen sich ganz organisch mit Kolleg*innen anderer Abteilungen aus.

Büro sucht Angestellte: Wenn ABW versagt
Doch die Begeisterung der Nutzer*innen hält sich oft in Grenzen, die gewünschten Ergebnisse bleiben aus. Denn mehr nutzbare Fläche, Offenheit und Flexibilität bedeutet zugleich mehr akustische Reize, weniger Rückzug und weniger Orientierung. Wenn kein passendes Akustikkonzept vorliegt, wird das Multispace-Büro schnell als unangenehm erlebt. Wird keine entsprechende Atmosphäre geschaffen, bleibt die Lust an der Innovation aus.
Das heißt im Umkehrschluss, dass ABW nur dann funktioniert, wenn es optimal unterstützt wird – und zwar so, dass die spezifischen Anforderungen der Mitarbeitenden mitgedacht werden. Organisatorische Prozesse, technologische Plattformen und digitale Buchungssysteme spielen dabei eine entscheidende Rolle.

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Es läuft: Bewegung im Liveroom
Das ist eine zentrale Erkenntnis, die Interstuhl in das Wissen um ABW einbringt. Das Unternehmen bietet neben ergonomischen Büromöbeln auch passgenaue Planungs- und Beratungsleistungen sowie digitale Anwendungen zur Gestaltung moderner Arbeitswelten. Diese erprobt und evaluiert Interstuhl auf 1.000 Quadratmetern im eigenen Liveroom in Meßstetten-Tieringen, der zugleich als Referenzfläche dient.
Interessierte Besucher*innen erleben dort eine lebendige Bürofläche, in der Akustik, Bewegung und Atmosphäre eine Schlüsselrolle spielen. Es gibt genug echte Ruheplätze, die kurzfristig gebucht werden können. Diagonal verlaufende und sich schlängelnde Wege sorgen für Bewegung, gezielt gesetzte Sichtachsen für Orientierung. Im biophilen Design gehalten, bieten die möblierten Flächen für jedes Bedürfnis die passende Atmosphäre und Kommunikationsmöglichkeit.

Statt acht Stunden täglich am PC zu sitzen, befinden sich die Arbeitnehmenden tatsächlich im Austausch mit den Kolleg*innen. Sie entwickeln interdisziplinär Ideen und wechseln aktiv zwischen den verschiedenen Flächen. Die Homeoffice-Quote im Liveroom sank auf unter 20 Prozent.

ABW reloaded: Den Menschen mitnehmen
Dass der Liveroom in der Praxis angenommen wird, hat vor allem damit zu tun, dass die Angestellten frühzeitig mit digitalen Tools, Workshops und Arbeitsgruppen in den Veränderungsprozess eingebunden wurden. Am Anfang stand eine detaillierte Analyse des Nutzungsverhaltens, unterstützt durch das Workplace-Management-Tool goconut. Ergänzend wurde der Bestand mithilfe der 3D-Scanning-Technologie intensor digital erfasst – als Grundlage für die präzise Planung und Umsetzung des Raumkonzepts.

Denn, so formulieren es die Planer*innen von Interstuhl: Große Veränderung erfordert Transparenz, Vertrauen und Zeit. Was ist unsere Firmenkultur? Wie gehen wir miteinander um? Wie wertschätzen wir uns? Wie fördern wir unsere Mitarbeiter*innen, ohne zu überfordern? Wie erklären wir, warum wir uns verändern möchten? Und wie ermutige ich das gesamte Team, die neuen Flächen aktiv zu nutzen?

Das sind Fragen, die – nach Erfahrung von Interstuhl – vor der Planung gestellt werden müssen. Daraus leitet das Unternehmen einen strukturierten, dreiphasigen Prozess für die Entwicklung neuer Arbeitsräume ab.

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In drei Phasen zur lebendigen Fläche
Phase 1 steht unter dem Zeichen des Verstehens. Hier geht es darum, gemeinsam mit dem Unternehmen die Ausgangssituation zu analysieren und ein Projektziel zu entwickeln. Welche Anforderungen gibt es in diesem Unternehmen? Welche Vision lässt sich formulieren? Wie sieht ABW in diesem spezifischen Fall aus?

Phase 2 beinhaltet das Planen und Gestalten. Die Arbeitsabläufe werden erfasst, die Flächenvorgaben präzisiert. Basierend auf diesen Ergebnissen und den Erkenntnissen aus Phase 1 erstellen Planer*innen ein ganz persönliches Raumkonzept für das Unternehmen.

In Phase 3 erfolgt die Realisation und deren Begleitung. Das Raumkonzept wird ganzheitlich umgesetzt. Die Planer*innen legen ein wichtiges Augenmerk darauf, dass die richtigen Tools zur Verfügung stehen und die Mitarbeiter*innen gründlich in die Fläche eingeführt werden. Nur so verstehen die Nutzer*innen, wie viele Chancen ihnen die neue Fläche bietet.

Die Nutzer*innen sind King und Queen
Das Beispiel auf der Schwäbischen Alb zeigt: Activity Based Working kann funktionieren, wenn es konsequent von den Bedürfnissen der Nutzer*innen her gedacht wird. Am Anfang steht nicht der Rasterplan, sondern der Mensch. Das heißt: Architekt*innen und Planer*innen, die ABW mit echtem Leben füllen möchten, sollten daher zunächst den Arbeitsalltag, die Abläufe und die Ziele eines Unternehmens analysieren, bevor sie den ersten Grundriss entwickeln.

Im Fall von Interstuhl wird dieser Ansatz mit einem Zusammenspiel aus Analyse, Planung, Prozessbegleitung und Möblierung verbunden. Die verschiedenen Zonen sind jeweils auf unterschiedliche Nutzungen ausgelegt – vom konzentrierten Arbeiten über temporäre Arbeitsplätze bis hin zu Bereichen für den informellen Austausch.